Wie Sie … die Agenda von Teammeetings solide vorbereiten 

Agenda

Die Agenda – ein Wort dem lateinischen agere entstammend, beschreibt eine Liste der zu erledigenden Dinge*. Es ist die Liste der Dinge, die verhandelt, vereinbart und verabredet werden und der Dinge auf die die Aufmerksamkeit gelenkt und die vorangetrieben werden sollen. Gleichzeitig deutet das Wort agere schon auf die Problematik hin, denn die Dinge zerfließen, kommen und gehen. 

Eine solide Agenda braucht eine gewisse Vorbereitung. Welche Themen kommen und gehen? Wie stabil sind die Themen, bzw. wie leicht zerfließen Sie im Augenblick der Bearbeitung? 

Zur Vorbereitung sammeln Sie natürlich die Themen und vermutlich behalten Sie auch schon im Blick, welche Themen mit „hochkommen“ können. Das alles bestimmt auch Ihr Zeitmanagement. 

Damit Ihre Agenda aber solide wird, empfehle ich ein Funktionsbestimmung zu den Themen zu machen. 

Funktionsbestimmung

Der Kern der Funktionsbestimmung ist die Frage nach dem „Warum“. Aus welchem Grund erscheint ein Punkt auf der Agenda und warum sollten Personen aus dem Team dazu etwas beitragen?! 

Die Frage nach dem Warum eines Tagesordnungspunktes ermöglich in der Regel eine Zuordnung in die Grundfunktionen „Information“, „Diskurs“ oder „Entscheidung“. Ggf. können Themen noch in die Kategorien „Verfahren“ oder „Sozial“ fallen. 

Eine Zuordnung in die Funktionsbereiche erleichtert die Kalkulation von Zeitbudgets. Sie gewinnen damit Distanz zum Inhalt und betrachten die funktionalen Aspekte des Beitrags.

Ein Zeitbudget für einen Punkt „Information lässt sich z. B. in Abstimmung mit der einbringenden Person festsetzen und ggf. mit einem Zeitfenster „Verständnisfragen“ ergänzen. 

Ein Punkt aus der Kategorie „Diskurs“ eröffnet hingegen die Frage nach dem gemeinsamen Informationsstand und ggf. nach einem Zeitfenster zur Information. In der Folge braucht es ggf. ein Zeitfenster zum Austausch. Aus dieser Erkenntnis lässt sich dann ein methodisches Vorgehen ableiten, welches das Teammeeting sehr bereichern kann.

Teammitglied:

Ihre Vorbereitung hat großen Einfluß auf die Effizienz und Effektivität ihres Teammeetings! Je klarer Sie formulieren, warum Sie einen Beitrag einbringen und was Sie diesbezüglich von ihrem Team erwarten, um so ergebnisorientierter kann der Beitrag bearbeitet werden.

Setzen Sie selber Maßstäbe in der Klarheit Ihrer Beträge.

Falls Ihnen unklar ist warum ein Betrag eingebracht wird oder einen umfangreichen Zeit-slot bekommt, bitten Sie um eine funktionale Erläuterung. Ihre Arbeitszeit ist deutlich zu wertvoll, als dass Sie ihre Zeit damit vergeuden sollten, Dingen zu lauschen, zu denen Ihnen der Arbeitsbezug fehlt.

Nutzen Sie die funktionale Dimension von Beiträgen um die Agenda qualitativ zu pushen.

Führungskraft:

Als Führungskraft sind Sie die Benchmark in Sachen Zeitmanagement und Fokussierung. Ihr Team schaut auf sie! Die Qualität Ihrer Teammeetings hat einen großen Einfluss auf alle weiteren Arbeiten im Team.

Schaffen Sie Klarheit in Ihren Beiträgen indem Sie sich vorbereiten. Kommunizieren Sie grundsätzlich zu Beginn eines Beitrags die funktionale Dimension.

Z.B. „Ich werde Sie jetzt kurz zur Problemstellung X in meinem Arbeitsbereich informieren, und Sie im Anschluss um eine Blitzlichtartige Einschätzung bitten. Ich selber habe da einen leichten Tunnelblick entwickelt und möchte durch Sie eine erweiterte Perspektive bekommen.“

Verwenden Sie die funktionale Dimension, um mit Ihrem Team im Gespräch zu bleiben über Nutzen und Qualität ihrer Teammeetings.

Bilder:matiasdelcarmine, rogistok