Klausurtagung des Kreisvorstandes

Ausgangslagen:

plötzlich Vorstand:

Die Mehrheit des „plötzlichen Vorstandes“ ist mehr oder weniger unvermittelt in die Vorstandsrolle gerutscht. Der vorausgehende Vorstand musste quasi über Nacht wechseln oder konnte in der letzten Zeit nur noch die wichtigsten Aufgaben erledigen. Die Ursachen dafür sind oft vielfältig, berufliche Veränderungen, Krankheit, Burnout, persönliche Umstände.

Meist hat eine Übergabe der Ämter von einem Vorstand zum nächsten nur wenig oder gar nicht stattgefunden. Der Wissensverlust ist groß. Formale Strukturen, Rollen, Aufgaben und Prozesse müssen neu gefunden und ggf. neu entwickelt werden. Der „plötzliche Vorstand“ befindet sich in einer anhaltenden Orientierungsschleife. Prozesse und Strukturen wachsen aus der eigenen Dynamik.

ewiger Vorstand:

Der „ewige Vorstand“ ist schon lange dabei und ein eingespieltes Team. „Der Vorstand sind die Grünen vor Ort“: Rollen, Aufgaben, Prozesse und formale Strukturen sind über Jahre gewachsen und werden selbstverständlich von den Mitgliedern übernommen. Das Wissen über die eigene Arbeit ist individuell und intuitiv.

Der Vorstand arbeitet dabei meist erfolgreich zusammen, bildet jedoch ein geschlossenes System. Die Prozesse und Abläufe funktionieren, aber durch das individuelle und intuitive Wissen gibt es nur eine geringe funktionale und strukturelle Abstraktion zu formalen Prozessen. Die Vorstandsmitglieder sind quasi mit ihren Tätigkeiten verschmolzen und haben oft ein großes Interesse an der richtigen Fortführung ihres Lebenswerkes. Eine Integration neuer Mitglieder in dieses Gremium ist eine Herausforderung. Selbst wenn eigentlich der Wunsch nach Erneuerung formuliert wird, findet sich kein Nachwuchs.

konfliktiver Vorstand:

Als demokratisch gewähltes Gremium kann es in der Folge von Wahlen auch zu konfliktreichen Konstellationen zwischen neuen und alten Vorstandsmitgliedern kommen. Dabei geht es oft nicht nur um politisch inhaltliche Fragen, sondern auch um die Form der Zusammenarbeit und die zu den Rollen und Aufgeben zugehörigen Kompetenzen.

Der Vorstand braucht viel Kraft und Energie zur Klärung von Prozessen, Abläufen und Kompetenzen. Eine Abgrenzung zu politischen Inhalten ist zuweilen schwierig. Alle sind sehr engagiert, aber es fällt schwer sich zu einigen. Das Resultat ist häufig Frustration und die Bildung von Interessengruppen und Lagern. Strukturell arbeitet man viel gegeneinander. Allein die Koordinierung der inneren Gruppierungen kostet viel Zeit und Aufwand.

dynamischer Vorstand:

Der „dynamische Vorstand“ durchlebt die Prozesse eines in stetiger Veränderung begriffenen Teams. Mitglieder im dynamischen Vorstand kommen und gehen. Sie haben eine große Klarheit zu den Rollen und Aufgaben, die sie übernehmen und können dieses Wissen strukturiert an die Nachfolger:innen weitergeben. Verantwortung wird geteilt UND gemeinsam getragen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von reger Kommunikation und intensivem Austausch.

Die Mitglieder des dynamischen Vorstandes engagieren sich in einer reflektierten Distanz zu ihrem Ehrenamt. Sie begreifen sich als Teil einer Vorstandgeneration mit einer Geschichte und einer Zukunft. Miteinander gestalten Sie den Kreisverband, indem Sie Räume für Engagement und Diskurs schaffen, Initiativen und Prozesse unterstützen sowie Strukturen und Zeiträume überblicken.

Klausurtagung:

Herausforderungen:

Unterschiedliche Ausgangslagen erfordern ein situatives, angepasstes und flexibles Vorgehen. Während es für die einen hilfreich ist, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen und sich dann selbst zu strukturieren, ist es für die anderen hilfreich, die bestehenden Prozesse sichtbar zu machen und voneinander abzugrenzen. Andere suchen Unterstützung in konfliktiver Gruppendynamik oder wollen ihr kommunikatives Chaos entwirren.

Chancen:

Gemeinsam ist all diesen Prozessen, dass eine Klärung und Abgrenzung von Aufgaben und Rollen die Arbeit vereinfacht und Konflikte reduziert. Im Austausch miteinander entstehen Ideen und Perspektiven. Kooperation und Workflows werden sichtbar und gemeinsame Ziele können formuliert werden.

Prozess:

Fraktionsklausuren sind sind in diesem Sinn immer maßgeschneiderte Workshop-Formate. D.h. ich entwickle den Inhalt und die Form in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Personen.

M. Sprekelmeyer

Typischer Prozess einer Klausurtagung:

1. Kontakt/Terminabsprache, Einschätzung der Situation, formale Auftragsklärung – Zeitfenster: 2 – 6 Monate vor der Klausur – Kommunikation: Mail /Telefon/Zoom/

2. Angebotserstellung, Angebotsbestätigung/Beauftragung – dauert zwischen 1 – 3 Wochen.

3. Inhaltliche Auftragsklärung – Einzelgespräch mit verantwortlicher Person (60 Minuten), ggf. weitere Gespräche oder Zoomcall mit Referenzgruppe – Zeitfenster: 3-5 Wochen vor der Klausur.

4. Konzeptentwicklung und Rückkopplung – Einzelgespräch mit verantwortlicher Person (2x 30 Minuten) Zeitfenster: 1 – 5 Wochen vor der Klausur.

5. Vorbereitung Meet-Up mit der Gruppe der Teilnehmenden – 120 Minuten Zoomcall, Zeitfenster: 1 – 2 Wochen vor der Klausur.

6. Konzeptanpassung/-konkretisierung und Rückkopplung – Einzelgespräch mit verantwortlicher Person (2×30 Minuten) Zeitfenster: 1 – 2 Wochen vor der Klausur.

7. Klausurtag(e) 1, 1,5 oder 2 Tage – Präsenzveranstaltung oder Digital

  • Beispiel 1,5 Tage:
  • Freitag Abend: 2x 90 Minuten Arbeitsphasen, anschließend geselliger Ausklang
  • Samstag: 4x 90 Minuten Arbeitsphasen

8. Dokumentation – Fotodokumentation

Vorstand oder erweiterter Vorstand?!

Der Personenkreis, der an einer Vorstandsklausur teilnimmt, kann sehr unterschiedlich sein. Tendenziell empfehle ich eine Kreis-Vorstandsklausur eher an einen erweiterten Personenkreis zu richten. Rollen und Aufgaben, die beim Vorstand liegen, können an Personen im Umfeld delegiert oder in Kooperation ausgeführt werden. Zukünftige Kandidat:innen für den Vorstand können in Prozesse eingebunden werden, um eine nachhaltige Parteientwicklung vorzubereiten. Aktive Mitglieder können wertgeschätzt werden. Aber ACHTUNG: je nach lokaler Situation ist es wichtig, dass solch eine Öffnung explizit bei einer Mitgliederversammlung oder durch einen Vorstandsbeschluss mandatiert wird.

Bei absehbar konfliktiven Prozessen ist die Einhaltung formaler Aspekte besonders wichtig und eine Einbeziehung aller relevanten Personen und Gremien von großer Bedeutung. In diesem Fall ist die Öffnung des Personenkreises eher eine begründete Ausnahme.

Anforderungen:

  • großer freier Raum mit Stuhlkreis (keine Tische)
  • Tische und Abstellmöglichkeiten für Tagungsgetränke etc. im Randbereich des Tagungsraumes
  • Nebenräume / Foyer / Rückzugsmöglichkeiten für Kleingruppen
  • 3-5 Pinwände + 2x Flipcharts
  • ggf. Beamer + Leinwand
  • Catering + Tagungsgetränke

Kosten:

Beispiel:

1,5 Tage Moderation der Klausur, 5 Std. telefonische Beratung oder Zoom, 5 Std. konzeptionelle Vor- und Nachbereitung

Regulär: 3630,-€

25% Rabat für Bündnis 90/die Grünen und NGOs (2722,50)

Verhandlungsbasis zzgl. 19% Umsatzsteuer

Virtuelle Fraktionsklausur

Dieses Angebot kann auch rein virtuell stattfinden.

Virtuelle Formate moderiere ich in der Regel auf der Plattform Zoom. Zur Präsentation und Zusammenarbeit nutze ich meistens Mentimeter, Padlet und Mural.

Bilder: dusanpetkovic, deagreez, alfa2,kues1