Agenda

Gelungene Teammeetings dank funktionaler Agenda In diesem Artikel lege ich dar, wie die gezielte Zuordnung von Tagesordnungspunkten zu Funktionen in der Agenda für mehr Struktur und Zielorientierung sorgt. Dein Teammeeting wird mit einer funktionalen Agenda transparenter, effizienter und für alle Beteiligten wertvoller. Die Herausforderung der Zielsetzung Eine der größten Herausforderungen in Teammeetings ist eine fehlende Zielsetzung. Nicht selten fragen sich die Teilnehmenden: „Was soll das hier?“ oder „Warum muss ich mir das jetzt anhören?“ Gleichzeitig mangelt es häufig auf Seite der Sitzungsleitung an einer klaren Vorstellung davon, welches Ziel die Veranstaltung verfolgt. Ein Schlüssel zu mehr Klarheit und Effizienz liegt in einer funktional gedachten Agenda. Bereits bei der Erstellung der Tagesordnung werden die einzelnen Punkte einer klaren Funktion zugeordnet. Im Wesentlichen lassen sich folgende Grundfunktionen unterscheiden: Information, Rückmeldung, Diskussion/Diskurs und Entscheidung. Vier Stufen einer funktionalen Agenda Eine funktionale Agenda sorgt in jedem Meeting für Struktur und Klarheit. Sie trägt dazu bei, die Erwartungen aller Beteiligten zu steuern und die Effizienz der Besprechung zu steigern. Indem die Tagesordnungspunkte von Beginn an einer klaren Funktion zugeordnet werden, wird die Grundlage für zielgerichtete und produktive Teammeetings geschaffen. So lassen sich die Ziele der Sitzung besser erreichen und der Ablauf bleibt für alle transparent. 1. Information Ein Tagesordnungspunkt mit der Funktion „Information“ hat das Ziel, alle Teilnehmenden über einen bestimmten Sachstand oder relevante Neuigkeiten zu informieren. Die kommunikative Richtung ist dabei eindeutig: Die einbringende Person übermittelt Informationen an das Team. Um Effizienz zu gewährleisten, sollte die einbringende Person sicherstellen, dass ihre Ausführungen zu jedem Zeitpunkt für mindestens 80 Prozent der Anwesenden relevant sind. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt es sich, die Relevanz explizit zu benennen – insbesondere, wenn der Beitrag länger als drei Minuten dauert. Informationen, die für weniger als 80 Prozent der Teilnehmenden relevant sind, sollten in einem anderen Rahmen – etwa im kleineren Kreis oder per E-Mail – weitergegeben werden. Für die einbringende Person bedeutet dies, sowohl inhaltlich als auch zeitlich gut vorbereitet zu sein. Für die Sitzungsleitung gilt es, auf die Einhaltung dieser Prinzipien zu achten und ggf. einzugreifen. Für die Teilnehmenden ist die Erwartung klar: Zuhören und Verständnis für die vermittelten Inhalte. 2. Rückmeldung Tagesordnungspunkte mit der Funktion „Rückmeldung“ dienen dazu, der einbringenden Person eine schnelle und unmittelbare Einschätzung der Teilnehmenden zu ermöglichen. Die Struktur ist einfach: Es wird eine präzise Frage gestellt, auf die alle Teammitglieder kurz antworten. Um den Ablauf effizient zu gestalten, sollte die Fragestellung klar und präzise formuliert sein. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, der Rückmeldung eine kurze Information voranzustellen, um den Kontext zu verdeutlichen und die Qualität der Rückmeldungen zu erhöhen. Zeitlich sollte für die Frage 1–2 Minuten und für die Antworten etwa 30 Sekunden pro Person eingeplant werden. Für die einbringende Person ist eine gute Vorbereitung der Fragestellung essenziell. Für die Teilnehmenden ist wichtig zu wissen, dass hier die Rückmeldung aller gefragt und ein „Weiterreichen“ der Antwort nicht vorgesehen ist. 3. Diskussion/Diskurs Tagesordnungspunkte mit der Funktion „Diskussion/Diskurs“ sollten mit Bedacht eingesetzt werden. Die kommunikative Struktur ist komplex und birgt die Gefahr von Demotivation und mentalem Rückzug. Während der Begriff „Diskussion“ einen wechselseitigen Dialog suggeriert, ist dieser in größeren Gruppen oft schwer umzusetzen. Ab etwa fünf Teilnehmenden müssen Wortmeldungen strukturiert werden, die Beteiligung verläuft zeitversetzt und es besteht die Gefahr, dass sich das Gespräch an Einzelpositionen festbeißt. Eine echte, dialogorientierte Diskussion ist meist nur in kleinen Gruppen (bis fünf Personen) sinnvoll. In größeren Teams empfiehlt sich ein iterativer Prozess: Zunächst wird in kleinen Gruppen diskutiert, anschließend werden die Ergebnisse im Plenum zusammengeführt. Die einbringende Person muss daher den Beitrag besonders gut vorstrukturieren, damit ein Dialog auch in größeren Gruppen möglich wird. Die Sitzungsleitung sollte im Vorfeld mit der einbringenden Person die Diskussion und die damit verbundenen möglichen Herausforderungen und Strategien vorbereiten. 4. Entscheidung Der Tagesordnungspunkt „Entscheidung“ wird eingebracht, wenn es um Abstimmungen geht, die über den Kompetenzbereich einzelner Teammitglieder hinausgehen oder langfristige Auswirkungen haben und die Unterstützung des gesamten Teams benötigen. Hierbei wird ein Sachverhalt zur Abstimmung gestellt – sei es als einfache Ja/Nein-Frage oder als Wahl zwischen mehreren Optionen. Für eine fundierte Entscheidung sollte immer der Tagesordnungspunkt „Information“ vorausgehen. Gegebenenfalls sollten die Punkte „Rückmeldung“ oder „Diskussion/Diskurs“ ergänzt werden. Die einbringende Person sollte zudem erläutern, warum die Entscheidung gemeinsam getroffen werden soll und welche Auswirkungen und Folgen selbige hat. Coaching und Begleitung für dein Team Die bewusste und funktionale Gestaltung von Agenden ist ein wirkungsvoller Hebel für gelingende Teammeetings – und doch ist die Umsetzung im Alltag oft herausfordernd. Vielleicht hast du beim Lesen festgestellt, dass es in deinem Team noch Potenzial für mehr Klarheit, Struktur und Effizienz gibt – oder du möchtest die vorgestellten Ansätze gerne in der Praxis erproben, weißt aber nicht genau, wie du den Einstieg findest? Genau dabei unterstütze ich dich gerne. Ob im Rahmen eines Workshops, durch individuelles Coaching oder als kontinuierliche Begleitung deines Teams – gemeinsam entwickeln wir passgenaue Lösungen, die zu eurer Arbeitsweise und euren Zielen passen. Wenn du Interesse an einem Austausch hast oder dir professionelle Beratung bei der Optimierung eurer Meetingkultur wünschst, freue ich mich über deine Kontaktaufnahme. Lass uns gemeinsam daran arbeiten, Meetings zu echten Mehrwert-Räumen für dein Team zu machen! Schreibe mir einfach eine Nachricht – ich freue mich darauf, dich kennenzulernen. 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