Rollen

Rollen im Vorstand

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Rollen und Verantwortung im Vorstand In diesem Artikel beschreibe ich das Zusammenspiel von Rollen im Vorstand am Beispiel der Partei Bündnis 90/Die Grünen. Folglich beleuchte ich die Verantwortung eines geschäftsführenden sowie eines erweiterten Vorstands und lege die Notwendigkeit von Rollenklärungsprozessen dar. Eure Verantwortung als Vorstand Als Vorstand tragt ihr die Verantwortung für euren Kreisverband und bildet damit ein Verantwortungsgefüge. Ihr seid ein Team, das gemeinsam Verantwortung trägt. Dabei habt ihr unterschiedliche Rollen inne und seid für verschiedene Bereiche verantwortlich. Genaueres regelt eure Satzung bzw. das Parteiengesetz. Eure Satzung bezieht sich rein auf euren Kreisverband und regelt die Situation bei euch vor Ort. Üblicherweise müsst ihr sie im Laufe der Zeit immer mal wieder euren Bedürfnissen angepassen. Grundsätzlich darf sie allerdings nicht der Satzung des Bundesverbandes und dem Parteiengesetz widersprechen. Individuelle Regelungen für Vereine und Parteien Wenn ich über Rollen im Vorstand schreibe, treffe ich allgemeingültige Aussagen zur Vorstandsarbeit, die sich auch auf die Vorstandsarbeit von Vereinen und Organisationen außerhalb von Parteien anwenden lassen. Individuelle Regelungen in den Satzungen der Kreisverbände können davon jedoch abweichen.  Klassische Rollen im Vorstand Ihr seid für spezifische Ämter in den Vorstand gewählt worden. Die klassischen Rollen sind: 1. Vorsitzende (manchmal als Sprecher:innen bezeichnet) 2. Schatzmeister:in (manchmal als Kassierer:in betitelt) 3. Geschäftsführer:in, der oder dem in einem haupt- oder nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnis Verantwortung übertragen wird 4. Die Beisitzenden– 4.1 Beisitzer:in (unspezifisch)– 4.2 Frauenpolitische Sprecherin– 4.3 Vielfaltspolitische Sprecher:in– 4.4 Vertreter:in der Grünen Jugend– 4.5 Schriftführer:in Der geschäftsführende und der erweiterte Vorstand Diese beiden Rollen können wir in juristische und funktionale Rollen unterteilen: Den juristischen Rollen werden in der Satzung Stimmrechte eingeräumt. Gemeinsam bilden sie den geschäftsführenden Vorstand und schaffen damit eine rechtliche Repräsentanz. Den funktionalen Rollen können wir inhaltliche Aufgaben zuweisen. Sie unterstützen den geschäftsführenden Vorstand und bilden damit den erweiterten Vorstand. Unklare Aufgaben im Vorstand Neben der juristischen ist die inhaltliche Verantwortung der spannendere Teil des Verantwortungsgefüges. Wer ist für welchen Aufgabenbereich verantwortlich? Wer kümmert sich um welches Ressort? Bei einem genaueren Blick in eure Satzung werdet ihr vermutlich feststellen, dass die Verantwortungsbereiche weitgehend unspezifisch beschrieben sind. Zum Beispiel deutet der Titel Sprecher:in auf eine öffentlich repräsentative Rolle hin, während der Titel Vorsitzende:r eher leitender oder führender Natur ist. Zwar ist klar, dass es sich um eine repräsentative Führungsrolle handelt, die inhaltliche Ausprägung ist jedoch nicht näher definiert. Der Prozess der Rollenklärung Manche Aufgaben ergeben sich aus dem Titel einer Rolle, andere müssen übernommen oder zugeordnet werden. Dabei ist es wichtig zu beachten, wie die Kompetenzen vor Ort gelagert sind. Im Hinblick auf die Aufgaben des Vorstandes gibt es bei der Verteilung von Verantwortlichkeiten einiges zu klären. Es gibt nicht den einen, immer wieder anwendbaren Zuschnitt für eine Rolle, sondern tendenzielle Richtungen, die individuell festgelegt werden müssen. Bei eurer Rollenklärung solltet ihr auf die Situation vor Ort eingehen. Entscheidet anhand der Fähigkeiten und Interessen der Vorstandsmitglieder und findet so das perfekte Match für die Aufgabenverteilung. In den oben genannten Rollenprofilen versuche ich einen Rollenzuschnitt zu beschreiben, der mir anhand meiner Praxiserfahrung als Organisationsentwickler als sinnvoll erscheint. Es ist eine Hilfestellung und Gedankenstütze für euren individuellen Prozess. Rollenbeschreibung zu den Aufgabenfelder​ Zusätzlich zu den strukturellen Rollen im Vorstand habe ich spezifische Rollenprofile für die Bereiche Öffentlichkeitsarbeit, Freiwilligenmanagement, Formalia und politische Willensbildung erstellt. Diese Profile sind flexibel und dienen lediglich als Referenzpunkte bei der Klärung individueller Aufgaben. Eure Situation, mein Angebot Für diese Prozesse habe ich den Workshop Spezial Rollen und Aufgabenklärung für Vorstände im Portfolio, in dem wir gemeinsam auf eure Situation vor Ort schauen. Alternativ können wir im Rahmen eines Coachings individuell arbeiten. Schreib mich gerne an und wir besprechen, was für euch am besten passt. Ich freue mich auf eure Nachricht! Kontakt Alle Artikel aus der Perspektive „Rollen und Funktionen“ Vorstandsarbeit Rollen im Vorstand Rollen in der politischen Willensbildung Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Artikelserien

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Rollen in der politischen Willensbildung

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Rollen in der politischen Willensbildung In der vielschichtigen Landschaft der politischen Willensbildung sind die Rollen und Funktionen so zahlreich wie vielfältig. Jede dieser Rollen trägt ein spezifisches Verantwortungsprofil, das sich aus der Vielseitigkeit der „Aufgaben der politischen Willensbildung“ ergibt. Im Folgenden möchte ich fünf typische Rollen näher beleuchten und voneinander abgrenzen: Projektleiter:in, Veranstaltungsmanager:in, Moderator:in, Fachreferent:in und Archivar:in. Im Unterschied zu den eher strukturell definierten Rollen im Kreisvorstand, der Öffentlichkeitsarbeit oder im Freiwilligenmanagement sind die Rollen in der politischen Willensbildung stärker kontextgebunden. Sie werden je nach Bedarf übernommen und auch wieder abgegeben. Projektleiter:in Die Aufgabe des Projektleiters oder der Projektleiterin besteht darin, Projekte und Initiativen zu entwerfen, zu organisieren und deren Umsetzung zu leiten. Als Projektleiter:in trägst du die Hauptverantwortung für den Fortschritt der Prozesse. Du koordinierst die beteiligten Akteur:innen, sorgst für die Einhaltung der Zeitpläne und managst ggf. das Budget. Besonders in kleineren Kreis- und Ortsverbänden kann die Projektleitung auch als innovative:r Impulsgeber:in bei der Konzeption und Entwicklung mitwirken. Eigentlich ist diese Aufgabe aber stärker in der Rolle der Veranstaltungsmanager:in verortet. Veranstaltungsmanager:in Der Veranstaltungsmanager oder die Veranstaltungsmanagerin übernimmt die Planung, Organisation und Durchführung von Events. Diese Rolle umfasst die Koordination der Abläufe, das Management der Logistik, die Versendung von Einladungen und die Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs. Veranstaltungsmanager sind maßgeblich für die konkrete Ausgestaltung sowie das Konzept der Veranstaltung zuständig. Bei ihm oder ihr laufen alle Fäden einer Veranstaltung zusammen.  Moderator:in Der Moderator oder die Moderatorin führt durch Veranstaltungen, indem er oder sie Diskussionen, Debatten und Meetings strukturiert leitet. Diese Rolle zielt darauf ab, einen respektvollen und konstruktiven Ideenaustausch zu fördern, die Partizipation aller Beteiligten zu unterstützen sowie zu klaren Entscheidungen und Lösungen zu führen. Moderatoren gestalten in der Regel auch die konkrete Agenda und beeinflussen durch angewandte Methoden und Abfolgen der Themen die Dynamik der Veranstaltung erheblich. Für diese Rolle ist eine Distanz zu den inhaltlichen Prozessen wichtig, da die Moderator:in aus der Perspektive der Allparteilichkeit moderiert.  Fachreferent:in Der Fachreferent oder die Fachreferentin bringt Expertenwissen in einem spezifischen Themenfeld ein und ist damit wertvolle:r Impulsgeber:in für die Entwicklung von Positionen, Analysen und Empfehlungen. Je nach Art der Veranstaltung fungiert die Fachreferent:in als inhaltliche:r Berater:in, Bildungsreferent:in oder inspirierende:r Impulsgeber:in. Außerdem unterstützt er oder sie die Partei qualitativ bei der Ausarbeitung von Entwürfen und Programmatik. Innerhalb von Veranstaltungen nehmen Fachreferenten in der Regel eine Gastrolle ein. Archivar:in Die Rolle des Archivars oder der Archivarin beinhaltet die Organisation, Sammlung und Archivierung von wichtigen Dokumenten, Informationen und Daten der Partei. Obwohl ihre Arbeit oft im Hintergrund bleibt, sind Archivare essenziell für die Schaffung eines funktionierenden Ablage- und Zugriffssystems. Sie sorgen für eine geordnete und sichere Aufbewahrung von Unterlagen, Protokollen und Entscheidungen. Zudem können sie beratend im Rahmen von Programm- und Entscheidungsprozessen wirken, indem sie aus der Historie oder dem „State of the Art“ heraus Leitlinien zur Umsetzung empfehlen. Ein schlechtes Dokumentenmanagement ist in der Regel ein Zeichen für ein fehlendes Bewusstsein für diese Rolle.  Die Situation vor Ort Rollenklarheit ist in der Organisationsentwicklung ein wiederkehrendes Thema – besonders in der politischen Willensbildung. In der Praxis werden Rollen selten klar getrennt. Häufig überlagern und vermischen sich Verantwortlichkeiten, Akteur:innen wechseln oft zwischen Rollen und kämpfen mit konsequenter Rollenführung. Gründe dafür sind individuelle politische oder soziale Interessen. Ich biete Rollenklärungsprozesse in Klausurtagungen oder Workshops an. Bei Interesse oder Fragen könnt ihr mir gerne schreiben. In meinen Artikeln über die Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit, Freiwilligenmanagement, im Kreisvorstand und bei der Formalia hoffe ich, Klarheit zu schaffen (direkte Verlinkungen siehe unten). Kontakt Alle Artikel aus der Perspektive „Rollen und Funktionen“ Vorstandsarbeit Rollen im Vorstand Rollen in der politischen Willensbildung Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Artikelserien

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Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit

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Rollen und Verantwortung in der Öffentlichkeitsarbeit Wer gute Öffentlichkeitsarbeit machen möchte, braucht Menschen mit verschiedenen Fähigkeiten. In diesem Artikel skizziere ich fünf Rollen und ihre Verantwortung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit. Ich orientiere mich dabei am Beispiel einer Partei. Prinzipiell sind sie jedoch auch auf Organisationen, Vereine und Verbände anwendbar.  Leitung Öffentlichkeitsarbeit Die leitende Person der Öffentlichkeitsarbeit schafft Räume zum Austausch innerhalb ihres Teams sowie zur Vernetzung mit anderen, um positive Synergieeffekte zu ermöglichen. Sie arbeitet nicht redaktionell, sondern hat den Überblick und trägt Verantwortung für die bestmögliche Ausschöpfung der einzelnen Aufgabenbereiche. Denn mit den einzelnen Disziplinen der Kommunikation kann zwar einiges erreicht werden – wirkliche Kraft entwickeln sie erst im strategisch abgestimmten Zusammenspiel.  Pressereferent:in Diese Rolle hat sowohl eine kreative als auch eine koordinierende bzw. organisierende Natur. Die oder der Pressereferent:in verfasst und lektoriert Pressmitteilungen, pflegt den Kontakt zur lokalen Presse und behält den Überblick über das allgemeine Medienecho. Außerdem plant und realisiert er oder sie Pressetermine. Dieser Aufgabenbereich wird auch mit dem Titel „Pressesprecher:in“ belegt. Ich bevorzuge den Titel „Pressereferent:in“, um eine inhaltliche und funktionale Überschneidung mit den Aufgaben der Sprecherin und des Sprechers eines Kreisverbandes zu vermeiden. Pressereferenten haben nur in Ausnahmefällen eine repräsentative Aufgabe. Teamleiter:in Social Media Die Leitung des Social-Media-Teams verantwortet die Rollen Content Creation (Inhalte erstellen), Content Management (Inhalte verwalten) sowie Community Management (Interaktion mit Followern und Antagonisten).   Sie koordiniert die Zusammenarbeit aller Beteiligten und verantwortet das Tagesgeschäft, entwickelt Empfehlungen zur strategischen Ausrichtung und steht in engem Kontakt mit dem Kreisvorstand. Im Gegensatz dazu sind die Rollenprofile der Teamrollen kreativ schöpferische (Content Creation), kommunikative (Community Management) und betreuend organisierende (Content Management). Netzwerkreferent:in Die oder der Netzwerkreferent:in hat eine aufbauende und koordinierende sowie eine betreuende und dokumentierende Rolle inne. Sie oder er systematisiert und dokumentiert Termine, hilft dabei, neue Netzwerke zu erschließen und sorgt dafür, dass Kontakte langfristig über die zyklischen Personalwechsel hinaus bestehen bleiben. Alle Tätigkeiten verfolgen das Ziel, Strukturen zu schaffen und zu pflegen. In der Politik gibt es zwar Schnittmengen mit der Rolle „Lobbyist:in“, Netzwerkreferent:innen verfolgen jedoch keine inhaltlichen Positionen. Teamleitung „Kampagne und Aktion“ Das Team „Kampagne und Aktion“ gibt es – abgesehen von den vorherig genannten – nur in der politischen Arbeit. Die Teamleitung hat sowohl eine unterstützende und koordinierende als auch eine motivierende Rolle.   Sie bringt Menschen zusammen und hilft ihnen, sich zu engagieren. Sie hat die Kampagnen im Blick und ermöglicht die Teilhabe daran. Je nach Größe des Kreisverbandes und der Personaldecke initiiert sie auch die Entwicklung eigener Kampagnen. Die Teams können je nach Größe in ihrer Art und Struktur stark variieren. In kleinen Kreisverbänden kann es eine dynamische Gruppe von Menschen sein, die Lust hat, sich zu engagieren. In größeren kann es ein Team aus Repräsentant:innen der Stadtteil- oder Ortsgruppen sein. Die Teamleitung „Kampagne und Aktion“ arbeitet in enger Abstimmung mit der Mitgliederbetreuer:in und hält Kontakt mit der Projektleitung „politische Willensbildung“. Die Situation vor Ort Streng genommen bilden diese fünf Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit ein eigenes Team, deren Klärung der Rollen und Aufgaben zielführend wäre. In der Praxis mache ich jedoch immer wieder die Erfahrung, dass Kreisverbände eine Crossover-Beratung zum Thema suchen, da es kein eigenes Team gibt, sondern Teile des Vorstandes oder engagierte Freiwillige die Aufgaben übernehmen. Für diesen Fall habe ich meinen Workshop „integrierte Öffentlichkeitsarbeit“ entwickelt, in dem ein fachlicher Überblick gewonnen und entlang der gegebenen Ressourcen und Kapazitäten praxistaugliche Rollen definiert werden. Schaut gerne in den Link und sprecht mich an. Kontakt Alle Artikel aus der Perspektive „Rollen und Funktionen“ Vorstandsarbeit Rollen im Vorstand Rollen in der politischen Willensbildung Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Artikelserien

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Rollen und Funktionen in Organisationen

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Rollen und Funktionen in Organisationen Mit Aufgabenpaketen und Beziehungsrahmen die Arbeit erleichtern Worin liegt der Mehrwert von Rollenklärungen und Rollenprofilen für die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen? Ich skizziere den individuellen Nutzen und liefere Tipps zur Anwendung und Umsetzung zur Klarheit von Rollen und Funktionen am Beispiel einer Partei, dies ist jedoch auch auf Verbände, Vereine und Organisationen übertragbar. Was ist eine Rolle? Wer macht was? Was ist meine Aufgabe? Wer darf was entscheiden? Wer Rollen definiert, schafft Verantwortungs- und Beziehungsrahmen. Rollen entstehen, indem Aufgaben zu Paketen zusammengefasst und als Aufgabenbereich definiert werden. Rollen schaffen Klarheit über die Zuständigkeit und klären den Rahmen der Verantwortung. Solchen Zuständigkeitsbereichen werden Namen oder Titel zugeordnet. Was kann eine Rolle leisten? Für die jeweiligen Personen klärt sich mit der Rollendefinition nicht nur, wer welche Verantwortung trägt, sondern auch das Verhältnis zueinander. Mit einem abgesteckten Aufgabenbereich entsteht eine Funktion und ein am Ergebnis orientierter Handlungsspielraum. Er bildet den Kontext, der individuelles Handeln nachvollziehbar und erwartbar macht (z. B. das Bitten der Kassenprüfenden in der Mitgliederversammlung um die Entlastung des Vorstandes). Erfahrungen aus der Praxis In der Praxis werden solch klar definierte Rollen leider oft vermisst. Am stärksten ausgeprägt sind sie in der Abteilung Finanzen, da dort formal juristische Kräfte und Zuständigkeiten wirken und somit Rollen vorgegeben (oder mindestens empfohlen) werden. In kleinen Teams ist es oft schwierig, Aufgaben voneinander abzugrenzen. Die einzelnen Personen arbeiten in Doppel- oder gar Mehrfachrollen, ohne dass diese ausdifferenziert sind. Ihre Rollen verschwimmen. Am schwierigsten wird es, wenn Personen sowohl im Parteivorstand als auch in der Fraktion oder gar weiteren Funktionen tätig sind. Wenn Rollenklarheiten fehlen Fehlende Rollenklarheiten müssen nicht zwangsläufig zum Problem werden, haben aber weitreichende Folgen: Sie behindern das parteiinterne Wachstum und die Nachfolge. Sie steigern den Abstimmungsbedarf zwischen den Akteur:innen. Sie schaffen Raum für Konflikte und Diskussionen. Es ist durchaus möglich, dass die Arbeit vor Ort zufriedenstellend läuft, eine fehlende Rollenklarheit jedoch die nachhaltige Entwicklung behindert oder ihr entgegensteht. Der Mehrwert von Rollenklarheiten Für Mitglieder des Kreisvorstands bieten klare Rollen und Funktionen die große Chance, den eigenen Arbeitsbereich einzugrenzen und Aufgaben zielführend zu delegieren. Außerdem haben Vorstandsmitglieder damit einen besseren Fokus auf ihre Aufgaben, können stringenter und einfacher für Entscheidungen argumentieren und Sachverhalte darstellen. Die Zusammenarbeit wird durch Rollen strukturiert und machen den Austausch bei Teamtreffen einfacher. In meinem Blog gebe ich dem Thema Rollen und Funktionen einen eigenen Bereich, da die Betrachtung von Beziehungs- und Verantwortungsrahmen einen eingrenzbaren Fokus bietet. Am Ende dieses Artikels werden alle Artikel dazu gelistet. Außerdem kannst du hier direkt in thematische Rollenprofile springen: Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Rollen im Kreisvorstand Rollen bei der Formalia (tbd) Rollen bei der Politischen Willensbildung Rollenprofile erfolgreich anwenden Bei der Anwendung von Rollenprofilen ist es elementar, dass sie in der täglichen Arbeit hilfreich sind. Die von mir beschriebenen Rollen sind keine Blaupause, sondern Anregungen und Hilfestellungen für die individuelle Praxis. Sollten sich bei euch andere Aufgabenprofile ergeben, kann dies anwendungspraktisch trotzdem sinnvoll sein. Für eine Rollendefinition im Kreisvorstand macht es Sinn, sich zusammenzusetzen und eine Klärung voranzutreiben. Dabei können entweder die Kompetenzen einzelner Personen der Ausgangspunkt sein oder der Überblick über alle Aufgaben, die zugeordnet werden sollen. In der Organisationsstruktur müssen Aufgaben und Kompetenzen zusammenfinden und Zuständigkeiten geklärt werden. Dies findet idealerweise zeitnah nach der Wahl des Vorstandes in der ersten Vorstandsklausur statt. Es macht in jedem Fall Sinn, Zuständigkeiten frühzeitig zu systematisieren und Aufgabenpakete zu schnüren. Da solche Prozesse stets ähnlich verlaufen, habe ich dafür ein in Teilen standardisiertes Workshopangebot „Rollen und Aufgaben im Kreisvorstand“ im Portfolio für euch. Sprecht mich an! Ich freue mich auf eure Anfrage. Mehr zum Thema „Rollen“ Meinen Blog schreibe ich in Artikelserien und liefere im Rahmen der Staffel „Rollen und Funktionen in Organisationen“ einen Überblick über eine Vielzahl von möglichen Rollenprofilen. Meine Artikel orientieren sich an vier Aufgabenfeldern der Vorstandsarbeit: Formalia, Öffentlichkeitsarbeit, Freiwilligenmanagement und politische Willensbildung. Rollen definiere ich anhand von inhaltlich naheliegenden Aufgaben und ergänze sie mit satzungsgemäßen Funktionen der Vorstandsarbeit. Alle Artikel aus der Perspektive „Rollen und Funktionen“ Vorstandsarbeit Rollen in der politischen Willensbildung Rollen im Vorstand Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Artikelserien

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