Zuständigkeit Archive - Matthias Sprekelmeyer

Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit

Rollen und Verantwortung in der Öffentlichkeitsarbeit Wer gute Öffentlichkeitsarbeit machen möchte, braucht Menschen mit verschiedenen Fähigkeiten. In diesem Artikel skizziere ich fünf Rollen und ihre Verantwortung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit. Ich orientiere mich dabei am Beispiel einer Partei. Prinzipiell sind sie jedoch auch auf Organisationen, Vereine und Verbände anwendbar. Leitung Öffentlichkeitsarbeit Die leitende Person der Öffentlichkeitsarbeit schafft Räume zum Austausch innerhalb ihres Teams sowie zur Vernetzung mit anderen, um positive Synergieeffekte zu ermöglichen. Sie arbeitet nicht redaktionell, sondern hat den Überblick und trägt Verantwortung für die bestmögliche Ausschöpfung der einzelnen Aufgabenbereiche. Denn mit den einzelnen Disziplinen der Kommunikation kann zwar einiges erreicht werden – wirkliche Kraft entwickeln sie erst im strategisch abgestimmten Zusammenspiel. Pressereferent:in Diese Rolle hat sowohl eine kreative als auch eine koordinierende bzw. organisierende Natur. Die oder der Pressereferent:in verfasst und lektoriert Pressmitteilungen, pflegt den Kontakt zur lokalen Presse und behält den Überblick über das allgemeine Medienecho. Außerdem plant und realisiert er oder sie Pressetermine. Dieser Aufgabenbereich wird auch mit dem Titel „Pressesprecher:in“ belegt. Ich bevorzuge den Titel „Pressereferent:in“, um eine inhaltliche und funktionale Überschneidung mit den Aufgaben der Sprecherin und des Sprechers eines Kreisverbandes zu vermeiden. Pressereferenten haben nur in Ausnahmefällen eine repräsentative Aufgabe. Teamleiter:in Social Media Die Leitung des Social-Media-Teams verantwortet die Rollen Content Creation (Inhalte erstellen), Content Management (Inhalte verwalten) sowie Community Management (Interaktion mit Followern und Antagonisten). Sie koordiniert die Zusammenarbeit aller Beteiligten und verantwortet das Tagesgeschäft, entwickelt Empfehlungen zur strategischen Ausrichtung und steht in engem Kontakt mit dem Kreisvorstand. Im Gegensatz dazu sind die Rollenprofile der Teamrollen kreativ schöpferische (Content Creation), kommunikative (Community Management) und betreuend organisierende (Content Management). Netzwerkreferent:in Die oder der Netzwerkreferent:in hat eine aufbauende und koordinierende sowie eine betreuende und dokumentierende Rolle inne. Sie oder er systematisiert und dokumentiert Termine, hilft dabei, neue Netzwerke zu erschließen und sorgt dafür, dass Kontakte langfristig über die zyklischen Personalwechsel hinaus bestehen bleiben. Alle Tätigkeiten verfolgen das Ziel, Strukturen zu schaffen und zu pflegen. In der Politik gibt es zwar Schnittmengen mit der Rolle „Lobbyist:in“, Netzwerkreferent:innen verfolgen jedoch keine inhaltlichen Positionen. Teamleitung „Kampagne und Aktion“ Das Team „Kampagne und Aktion“ gibt es – abgesehen von den vorherig genannten – nur in der politischen Arbeit. Die Teamleitung hat sowohl eine unterstützende und koordinierende als auch eine motivierende Rolle. Sie bringt Menschen zusammen und hilft ihnen, sich zu engagieren. Sie hat die Kampagnen im Blick und ermöglicht die Teilhabe daran. Je nach Größe des Kreisverbandes und der Personaldecke initiiert sie auch die Entwicklung eigener Kampagnen. Die Teams können je nach Größe in ihrer Art und Struktur stark variieren. In kleinen Kreisverbänden kann es eine dynamische Gruppe von Menschen sein, die Lust hat, sich zu engagieren. In größeren kann es ein Team aus Repräsentant:innen der Stadtteil- oder Ortsgruppen sein. Die Teamleitung „Kampagne und Aktion“ arbeitet in enger Abstimmung mit der Mitgliederbetreuer:in und hält Kontakt mit der Projektleitung „politische Willensbildung“. Die Situation vor Ort Streng genommen bilden diese fünf Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit ein eigenes Team, deren Klärung der Rollen und Aufgaben zielführend wäre. In der Praxis mache ich jedoch immer wieder die Erfahrung, dass Kreisverbände eine Crossover-Beratung zum Thema suchen, da es kein eigenes Team gibt, sondern Teile des Vorstandes oder engagierte Freiwillige die Aufgaben übernehmen. Für diesen Fall habe ich meinen Workshop „integrierte Öffentlichkeitsarbeit“ entwickelt, in dem ein fachlicher Überblick gewonnen und entlang der gegebenen Ressourcen und Kapazitäten praxistaugliche Rollen definiert werden. Schaut gerne in den Link und sprecht mich an. Kontakt FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Rollen und Verantwortung in der Öffentlichkeitsarbeit Was versteht man unter Öffentlichkeitsarbeit? Öffentlichkeitsarbeit (PR) umfasst alle strategischen Kommunikationsmaßnahmen, mit denen eine Organisation, Partei oder ein Verein ihr öffentliches Bild gestaltet, Vertrauen aufbaut und Beziehungen zu Medien, Mitgliedern und der Öffentlichkeit pflegt. Welche zentralen Rollen gibt es in der Öffentlichkeitsarbeit? Der Artikel beschreibt fünf wesentliche Rollen: Leitung Öffentlichkeitsarbeit Pressereferent:in Teamleitung Social Media Netzwerkreferent:in Teamleitung „Kampagne und Aktion“ Diese Rollen können je nach Größe und Struktur einer Organisation angepasst oder kombiniert werden. Wie unterscheiden sich die Rollen in kleinen und großen Organisationen? In kleinen Verbänden übernehmen oft Vorstandsmitglieder oder Freiwillige mehrere Aufgaben gleichzeitig. In größeren Strukturen sind die Rollen klarer verteilt, mit spezialisierten Teams für Presse, Social Media, Netzwerke und Kampagnen. Welche Aufgaben hat die Leitung der Öffentlichkeitsarbeit? Die Leitung der Öffentlichkeitsarbeit trägt die Gesamtverantwortung für Strategie, Abstimmung und Synergien zwischen den Kommunikationsdisziplinen. Sie arbeitet nicht redaktionell, sondern sorgt für Koordination, Austausch und die strategische Ausrichtung des Teams. Was sind die Aufgaben eines:einer Netzwerkreferent:in? Netzwerkreferent:innen strukturieren, dokumentieren und pflegen Kontakte. Sie erschließen neue Netzwerke, sichern Kontinuität über Personalwechsel hinweg und schaffen stabile Kommunikationsstrukturen – ohne inhaltliche Lobbyarbeit zu betreiben. Alle Artikel aus der Perspektive „Rollen und Funktionen“ Vorstandsarbeit Rollen im Aufgabenbereich Formalia Rollen im Vorstand Rollen in der politischen Willensbildung Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Artikelserien

Rollen und Funktionen in Organisationen

Alle Artikel, Bündnis 90/Die Grünen, Vorstandsarbeit / 26.11.2024

Rollen und Funktionen in Organisationen Mit Aufgabenpaketen und Beziehungsrahmen die Arbeit erleichtern Worin liegt der Mehrwert von Rollenklärungen und Rollenprofilen für die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen? Ich skizziere den individuellen Nutzen und liefere Tipps zur Anwendung und Umsetzung zur Klarheit von Rollen und Funktionen am Beispiel einer Partei, dies ist jedoch auch auf Verbände, Vereine und Organisationen übertragbar. Was ist eine Rolle? Wer macht was? Was ist meine Aufgabe? Wer darf was entscheiden? Wer Rollen definiert, schafft Verantwortungs- und Beziehungsrahmen. Rollen entstehen, indem Aufgaben zu Paketen zusammengefasst und als Aufgabenbereich definiert werden. Rollen schaffen Klarheit über die Zuständigkeit und klären den Rahmen der Verantwortung. Solchen Zuständigkeitsbereichen werden Namen oder Titel zugeordnet. Was kann eine Rolle leisten? Für die jeweiligen Personen klärt sich mit der Rollendefinition nicht nur, wer welche Verantwortung trägt, sondern auch das Verhältnis zueinander. Mit einem abgesteckten Aufgabenbereich entsteht eine Funktion und ein am Ergebnis orientierter Handlungsspielraum. Er bildet den Kontext, der individuelles Handeln nachvollziehbar und erwartbar macht (z. B. das Bitten der Kassenprüfenden in der Mitgliederversammlung um die Entlastung des Vorstandes). Erfahrungen aus der Praxis In der Praxis werden solch klar definierte Rollen leider oft vermisst. Am stärksten ausgeprägt sind sie in der Abteilung Finanzen, da dort formal juristische Kräfte und Zuständigkeiten wirken und somit Rollen vorgegeben (oder mindestens empfohlen) werden. In kleinen Teams ist es oft schwierig, Aufgaben voneinander abzugrenzen. Die einzelnen Personen arbeiten in Doppel- oder gar Mehrfachrollen, ohne dass diese ausdifferenziert sind. Ihre Rollen verschwimmen. Am schwierigsten wird es, wenn Personen sowohl im Parteivorstand als auch in der Fraktion oder gar weiteren Funktionen tätig sind. Wenn Rollenklarheiten fehlen Fehlende Rollenklarheiten müssen nicht zwangsläufig zum Problem werden, haben aber weitreichende Folgen: Sie behindern das parteiinterne Wachstum und die Nachfolge. Sie steigern den Abstimmungsbedarf zwischen den Akteur:innen. Sie schaffen Raum für Konflikte und Diskussionen. Es ist durchaus möglich, dass die Arbeit vor Ort zufriedenstellend läuft, eine fehlende Rollenklarheit jedoch die nachhaltige Entwicklung behindert oder ihr entgegensteht. Der Mehrwert von Rollenklarheiten Für Mitglieder des Kreisvorstands bieten klare Rollen und Funktionen die große Chance, den eigenen Arbeitsbereich einzugrenzen und Aufgaben zielführend zu delegieren. Außerdem haben Vorstandsmitglieder damit einen besseren Fokus auf ihre Aufgaben, können stringenter und einfacher für Entscheidungen argumentieren und Sachverhalte darstellen. Die Zusammenarbeit wird durch Rollen strukturiert und machen den Austausch bei Teamtreffen einfacher. In meinem Blog gebe ich dem Thema Rollen und Funktionen einen eigenen Bereich, da die Betrachtung von Beziehungs- und Verantwortungsrahmen einen eingrenzbaren Fokus bietet. Am Ende dieses Artikels werden alle Artikel dazu gelistet. Außerdem kannst du hier direkt in thematische Rollenprofile springen: Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Rollen im Kreisvorstand Rollen bei der Formalia Rollen bei der Politischen Willensbildung Rollenprofile erfolgreich anwenden Bei der Anwendung von Rollenprofilen ist es elementar, dass sie in der täglichen Arbeit hilfreich sind. Die von mir beschriebenen Rollen sind keine Blaupause, sondern Anregungen und Hilfestellungen für die individuelle Praxis. Sollten sich bei euch andere Aufgabenprofile ergeben, kann dies anwendungspraktisch trotzdem sinnvoll sein. Für eine Rollendefinition im Kreisvorstand macht es Sinn, sich zusammenzusetzen und eine Klärung voranzutreiben. Dabei können entweder die Kompetenzen einzelner Personen der Ausgangspunkt sein oder der Überblick über alle Aufgaben, die zugeordnet werden sollen. In der Organisationsstruktur müssen Aufgaben und Kompetenzen zusammenfinden und Zuständigkeiten geklärt werden. Dies findet idealerweise zeitnah nach der Wahl des Vorstandes in der ersten Vorstandsklausur statt. Es macht in jedem Fall Sinn, Zuständigkeiten frühzeitig zu systematisieren und Aufgabenpakete zu schnüren. Da solche Prozesse stets ähnlich verlaufen, habe ich dafür ein in Teilen standardisiertes Workshopangebot „Rollen und Aufgaben im Kreisvorstand“ im Portfolio für euch. Sprecht mich an! Ich freue mich auf eure Anfrage. Mehr zum Thema „Rollen“ Meinen Blog schreibe ich in Artikelserien und liefere im Rahmen der Staffel „Rollen und Funktionen in Organisationen“ einen Überblick über eine Vielzahl von möglichen Rollenprofilen. Meine Artikel orientieren sich an vier Aufgabenfeldern der Vorstandsarbeit: Formalia, Öffentlichkeitsarbeit, Freiwilligenmanagement und politische Willensbildung. Rollen definiere ich anhand von inhaltlich naheliegenden Aufgaben und ergänze sie mit satzungsgemäßen Funktionen der Vorstandsarbeit. FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Rollen und Funktionen in Organisationen Was versteht man unter einer Rolle in einer Organisation? Eine Rolle beschreibt ein abgegrenztes Aufgabenpaket mit klar definierten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Sie legt fest, wer was tut, wer Entscheidungen trifft und wie die Zusammenarbeit strukturiert ist. Rollen schaffen Transparenz und erleichtern die Kommunikation im Team. Warum sind Rollenklärungen wichtig? Rollenklärungen verhindern Überschneidungen, Missverständnisse und Konflikte. Sie fördern Effizienz, Entscheidungsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Durch klare Rollenverteilung können Mitglieder ihre Aufgaben gezielter erfüllen und die Organisation kann nachhaltiger wachsen. Welche Vorteile bieten klare Rollenprofile? Klare Rollenprofile ermöglichen es, Aufgaben zu delegieren, Verantwortungsbereiche zu strukturieren und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Sie stärken die Zusammenarbeit, erhöhen die Nachvollziehbarkeit von Handlungen und fördern die Motivation der Beteiligten. Was passiert, wenn Rollenklarheiten fehlen? Fehlende Rollenklarheit führt häufig zu Reibungsverlusten, erhöhtem Abstimmungsbedarf und Konflikten. Sie kann das Wachstum einer Organisation hemmen und Nachfolgeprozesse erschweren. Besonders in kleinen Teams verschwimmen Aufgaben oft, was die Effizienz mindert. Wie kann man Rollenprofile praktisch anwenden? Rollenprofile dienen als Orientierung und sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden. Sie sind keine starren Vorgaben, sondern flexible Werkzeuge, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Alltag zu strukturieren. Wichtig ist, dass sie den tatsächlichen Arbeitsabläufen entsprechen. Welche typischen Rollen gibt es in Organisationen? Beispiele für häufige Rollen sind: Öffentlichkeitsarbeit Freiwilligenmanagement Kreisvorstand Formalia und Verwaltung Politische Willensbildung Diese Rollen können je nach Struktur und Größe der Organisation variieren. Welche Unterstützung gibt es bei der Rollendefinition? Für Organisationen, Parteien oder Vereine gibt es Workshops und Beratungsangebote wie „Rollen und Aufgaben im Kreisvorstand“. Diese helfen, Rollen systematisch zu entwickeln und praxisnah umzusetzen. Wie trägt Rollenklarheit zur nachhaltigen Entwicklung einer Organisation bei? Durch klare Rollen entstehen stabile Strukturen, die Wachstum, Nachfolgeplanung und langfristige Zusammenarbeit fördern. Sie schaffen Vertrauen, reduzieren Konflikte und ermöglichen eine strategische Weiterentwicklung der Organisation. Alle Artikel aus der Perspektive „Rollen und Funktionen“ Vorstandsarbeit Rollen im Aufgabenbereich Formalia Rollen im Vorstand Rollen in der politischen Willensbildung Rollen in der Öffentlichkeitsarbeit Rollen im Freiwilligenmanagement Artikelserien

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